定例 ミーティングにおける注意点

目的と緊張感

 

チームの状況把握、問題に対する対策検討など、定例 でミーティングを行う場合、
通常どのような流れで行っているのでしょうか。

 

各チームメンバーが淡々と状況報告をするだけになっていないでしょうか。


これでは貴重な時間を使って集まる意味が薄れてしまいます。

 

 

「あぁ、面倒だな定例のミーティング」

 


という印象を出席者に与えてしまうのです。

 

 

将来的に若手技術者が有意義な定例ミーティングを開催・進行できるよう、
ミーティングの開き方を指導することが重要です。

 

 


定例のミーティングで重要なのは、

 

1. 定例で集まる「目的」を不定期で意識させる


2. ダラダラとやらないよう「緊張感」を持たせる

 


という2点です。

 

 

定例ミーティングの主催者として上記2点を若手技術者に指導する場合、
具体的にどのように説明すればいいのでしょうか。

 

 

 

1. 定例で集まる「目的」を不定期で意識させる

 

定例でやるミーティングで最も起こりやすい問題が、

 

「そもそも、定例で集まる理由は何だろうか」

 

ということを出席者だけでなく、主催者さえ明確に言えなくなるということです。

 


毎週集まるんだった、という習慣になってしまうだけでは集まることは時間の浪費になってしまいます。

 


こうならないようにお勧めするのが、

 

– このミーティングを開催する目的は何か?

 

– その目的に対して現在のやり方は良いか?

 

ということを主催者が出席者に対して不定期に問いかけることです。

 

主催者は「ミーティング開催の目的」に対する自らの意見を持っている必要はありますが、
それをトップダウンのように上から指導しているだけでは、
実際のミーティング出席者になかなか浸透しないだけでなく、
自ら考えることをやめてしまう人材へと変質してしまいます。

 

「目的は何か」、「現行のやり方でいいか」というのを出席者である若手技術者に問いかけることを是非行ってください。

 

若手技術者も同じことをやれるようになるはずです。

 

尚、この問いかけのスパンは2~3か月に1度くらいが目安です。

 

 

 


2. ダラダラとやらないよう「緊張感」を持たせる


これもとても大切です。


時間の許す限り定例のミーティングをやり続ける方もいますが、
それではいくら時間があっても足りません。


特に終了時間を明確にして、それを絶対に超えないという意識を主催者が持つということが重要です。

 


この点についてお勧めなのは、

 

– 最初に終了時間を明言する

 

– 一番初めに各出席者メンバーに対して発表予定の議題と必要な発表時間を述べさせる

 

ということです。

 


一つ目の終了時間を明言するはわかりやすいと思います。


何時までに終わらせる、ということを意思統一させます。

 

ミーティングは可能な限り1時間以内に収まるようにしましょう。

ミーティングの時間が短いほど出席者に情報が残るようになります。

 


そしてもう一つの発表予定の議題と必要な発表時間を述べさせるというのは、
各発表者が自分は何を発表しようとしてそれをどのくらいの時間で行おうとしているのか、
ということを事前に意識させるために行います。

 


自らが話そうとしていることを整理するというこの鍛練は、
若手技術者にとって自らの頭の中を整理させるという、
「論理的思考力」向上の鍛練にもつながります。

 


このようなアプローチは出席者だけでなく、主催者にも緊張感を持たせることにつながります。

 

 

 

 

定例の打ち合わせにおいては「目的」と「緊張感」を強く意識する、
ということを若手技術者に徹底的に指導してください。

 

ミーティング時間の短縮と情報共有の密度向上につながるはずです。

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